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Perfektes E-Mailen leicht gemacht

Regel 6:   Ohne Anhang kommen — und Klartext reden !

Beim Mailwechsel mit Anwendern, mit denen man nicht ausdrücklich etwas Anderes vereinbart hat, sollte man diese Grundregeln einhalten:

  1. Stets das "Nur Text"-Format benutzen ! Keine HTML-Seiten - womöglich noch mit buntem Briefpapier - versenden,
  2. Keine Dateien anhängen. Ist der Versand einer erläuternden Grafik aber unvermeidlich, so sollte diese die Schamgrenze von 500 kB, allenfalls 1 MB keinesfalls überschreiten (nach Möglichkeit deutlich darunter bleiben) und in jedem Fall als GIF oder JPG formatiert sein.

Warum kein HTML ?
Man darf davon ausgehen, dass sicherheitsbewusste Anwender sich ihre E-Mails ohnehin als "Nur Text" anzeigen lassen. Daher ist die ganze Mühe der Seitengestaltung dann für die Katz. Mehr zu diesem Thema an anderer Stelle.

Auch das "Nur Text"-Format bie­tet noch Fall­stri­cke. Bitte dran denken: Nicht jeder Anwender benutzt dieselbe Soft­ware wie man selbst. Also: den klein­sten gemein­samen Nen­ner anstreben, das heißt: Beim E-Mailen sollte man durch­aus konse­quent auf UTF-8 (Unicode) ver­zich­ten, wenn man seinen Mail­partner nicht in kore­a­nisch, chi­ne­sisch, farsi oder ähn­lich an­spre­chen will.
Der Stan­dard­zei­chen­satz ist immer noch ISO-8859-1 und der ist in jedem Fall eine echte Untermenge von UTF-8.
Wie soll man das aber in den Griff kriegen, wenn man im Webmailer von WEB.DE oder GMX oder was weiß ich den Schal­ter für den richti­gen Zei­chen­satz nicht findet ? Die einfache und beste Lösung ist diese: Keinen Web­mailer verwen­den. Selbst wenn man es noch nie anders gemacht hat, wird man ganz schnell merken, dass die Offline-Mail­technik per POP3/SMTP die wesent­lich beque­mere Lösung ist, die auch weitere prak­tische Vorteile bietet.

Das Anfügen von Dateien, in erster Linie von forma­tierten Doku­menten, ist auf jeden Fall zu unter­lassen, wenn der Absender nicht positiv weiß, dass der Emp­fänger die Möglichkeit hat, den Anhang zu dekodieren. Es ist nicht selbstverständlich (das muss auch in diesem Zusammenhang gesagt werden), dass jeder Mailpartner im Bereich von Textverarbeitung und Grafik dieselbe Software benutzt wie der Absender.

Sind Anhänge trotzdem erforderlich, dann bitte stets plattformübergreifende Formate wählen. Also z.B. nicht *.sdw oder *.doc, sondern *.rtf oder *.txt. Die hohe Schule wäre bei Texten allenfalls *.pdf.

Es gibt auch keinen vernüftigen Grund dafür, eine Nachricht, deren Inhalt sich ohne Abstriche im ASCII-Format darstellen lässt, nebenbei auch noch als HTML oder RTF und schlimmer noch: als StarOffice-Dokument zu versenden, denn es wird beim Öffnen der vermeintlichen Anhänge nicht zur Freude des Anwenders beitragen, wenn er dann lediglich noch ein- zwei oder dreimal dasselbe zu lesen bekommt, was er im Nachrichtentext schon zur Kenntnis genommen hat.

Tipp für den Versand von Bildern:

Nicht jeder Anwender verfügt über einen DSL-Anschluss. Wer auf Modem oder ISDN angewiesen ist, kennt den Effekt: Die Zornesader schwillt schneller als der Fortschrittsbalken wächst, wenn das Postfach mal wieder mit ein paar MB an unerwünschten Fotos vom letzten Betriebsausflug vollgestopft ist. Wenn man so etwa eine halbe Stunde warten darf, bis endlich das letzte Byte durchgetröpfelt ist, kann sich schon mal Unmut einstellen.
Daher ist ein wenig Mühe gefordert, wenn man ein Bild versenden will. Zunächst sollte man es auf eine passable Größe reduzieren. Wenn es größer ist als der Bildschirm des Empfängers, wird es auf den ersten Blick auch nicht viel Freude auslösen. Je nach Motiv wählt man als Zielformat "JPG" (für Fotos) oder "GIF" für Grafiken mit hohen Anteilen an gleichfarbigen Flächen aus.
Ein Beispiel: Ein Bildschirmabdruck im Format 1280x1024 benötigt als Windows-Bitmap-Bild (BMP) etwa 3,75 MB an Speicherplatz. Dasselbe Bild benötigt als JPG mit einer Kompressionsrate von nur 10% (also so gut wie ohne sichtbaren Qualitätsverlust) nur noch ca. 300 kB. Reduziert man die Farbzahl auf 256, was meist ohne größere Qualitätseinbußen vonstatten geht, so kann man das Bild als GIF speichern und (je nach Bildinhalt) mit einer Zielgröße von bis herab zu ca. 100 kB rechnen. Das wäre dann fast nur noch ein Vierzigstel des Originalbildes.
Um aber die gewünschte Information rasch zu übermitteln, reicht eine Bildgröße von 640x480 Pixel meist völlig aus. Das macht dann als JPG (mit praxisgerechter 30%-Kompression) vermutlich etwa 70 kB aus, ist es ein eher grafisches Motiv, kann das GIF-Format die Sache durchaus auch auf nur 25 kB stauchen.
Na schön, werden manche Anwender fragen, aber was ist, wenn ich Bilder hoher Qualität für Druckzwecke verschicken will ?
Hierbei sollte man nach Möglichkeit die Bilder einzeln versenden, also immer nur ein Bild pro E-Mail-Nachricht. Und obwohl die Internet-Gateways heutzutage auch E-Mails von mehr als 5 MB durchlassen (das war vor einigen Jahren durchaus nicht der Standard), sollte man den Anhang unter Zuhilfenahme der o.g. Optimierungstechniken auf max. 2,5 MB begrenzen, es sei denn, man hätte mit dem Empfänger der Nachricht etwas Anderes vereinbart.

Und: wenn man eine größere Anlage oder mehrere Anhänge verschicken will, sollte man zuerst die Textnachricht senden und darin auf die in den nächsten Mails folgenden Anhänge hinweisen. So weiß der Empfänger schon mal, worum es geht, und wieviel Geduld er für den Rest wird aufbringen müssen.

Tipp für die Exoten unter den Anwendern:

Bei der Benutzung von StarOffice als Mail-Programm die Nachricht nicht gleichzeitig in verschiedenen Formaten versenden: