Tips zur "Postverwaltung"

Schreib mal wieder !

Wer nicht erst seit gestern "e-mailt", weiß es natürlich schon... es gibt zunächst drei gängige Methoden, seine Post zu verwalten.

·  POP3 / SMTP
·  IMAP
·  Webmail

Da die "Geschmäcker" verschieden sind, kann man natürlich nicht direkt sagen, dass eine der drei Methoden die objektiv beste sei... aber ich will die Unterschiede kurz aufzeigen... dabei gebe ich vorab zu, dass ich POP3/SMTP bevorzuge.

(Auf die Mailverwaltung per Mobiltelefon gehe ich hier nicht ein, es geht mir hier nur um das "klassische" Computern.)

POP3 / SMTP

Eigenschaften:
Man arbeitet offline mit einem sogenannten "E-Mail-Client", also einen Programm, das auf dem eigenen Computer instal­liert ist und die Nach­richten auf den ent­sprechen­den Befehl hin vom Server abruft. (Outlook Express, Windows Mail, Thunderbird, TheBat! ...)
Damit das klappt, benötigt man einen Provider, bei dem das Post­fach mit der per­sönli­chen E-Mail-Adresse verwaltet wird.

Vorteil: Man arbeitet mit den E-Mails offline, das heißt, dass die Internet-Verbindung nur während der Übertragung der Post vom/zum Server benötigt wird. Das ist für Nutzer eines zeitbasierten Internet-Tarifs zur Kostenersparnis wichtig. Während des Lesens der Nachrichten und Schreibens der Antworten kann man ohne Internetverbindung arbeiten.
Außerdem schützt das Offline-Arbeiten davor, dass beim Öffnen gefährlicher Nachrichten (Spam) unerwünschte Online-Inhalte nachgeladen werden können.

Wesentliche Optionen:
1)  Man hat die Möglichkeit, in den Programmeinstellungen festzulegen, dass die abgerufenen Nach­rich­ten auto­matisch vom Server gelöscht werden. Das sollte man unbe­dingt tun, damit das Postfach nicht irgend­wann überläuft !
Wie die Erfahrung zeigt, ist dies insbesondere bei einigen der bekannten "FreeMailer" sehr wichtig, weil die Postfächer dort oft nur begrenzten Speicherplatz bieten.

2)  Nachrichten werden (wenn man es nicht anders einstellt, wovon abzuraten ist) nicht sofort nach dem Verfassen versendet, sondern erst, wenn man den Befehl dazu gibt (Senden und empfangen / Synchronisieren...). Das ermöglicht es, vor dem Versand noch mal zu prüfen, ob alles richtig ist und man kann auch nachträglich noch Anhänge hinzufügen. Besonders wichtig ist dies, wenn man Nachrichten verschickt, die mithilfe eines HTML-Formulars auf einer Webseite erzeugt wurden.
3)  Man entscheidet selbst darüber, in welchem Format (empfohlen: Nur Text, Zeichensatz ISO 8859-1) die Nachricht gesendet wird.

IMAP

Eigenschaften:
Es gilt im Wesentlichen dasselbe wie bei POP3, nur dass die Nachrichten erst beim Lesen herunter­geladen werden (Aktive Internetverbindung erforderlich). Werden sie nicht gelöscht, so verbleiben sie auf dem Server und verstopfen auf die Dauer das Postfach.

Je nach dem gewählten E-Mail-Client und den vom Provider vorgegebenen Möglichkeiten werden die gesendeten Nachrichten entweder lokal (innerhalb der Ordnerstruktur des E-Mail-Clients) oder auf dem Server gespeichert. Die lokale Speicherung ist vorzuziehen, wenn nicht besondere Gründe die weitere Verfügbarkeit der Nachrichten erfordern. Dies könnte zum Beispiel so sein, wenn mehrere Personen (innerhalb eines Vereins oder Unternehmens) auf dasselbe Postfach zugreifen können.

Wesentliche Optionen:
Die Einstellung "Gelöschte Nachrichten vom Server löschen" sollte unbedingt aktiviert werden.

Probleme
Die Bereitstellung von IMAP-Konten stellt an die Provider weitaus höhere Ansprüche als POP3 es erfordert. Seit jedoch auch Freemail-Provider mit kostenlosen IMAP-Angeboten die User anlocken, leidet der IMAP-Spaß (Das gilt leider auch bei einigen kostenpflichtigen Providern). Denn es treten Fehler auf, die sich die User auch bei viel Einfühlungsvermögen nicht erklären können.
Die Fehler liegen jedenfalls nicht an den E-Mail-Clients, sondern daran, dass – wenn IMAP zuverlässig funktionieren soll – ein erhöhter server­seiti­ger Aufwand nötig wäre, den allerdings viele Provider nicht bieten wollen oder mangels Kompetenz leider nicht bieten können... (warum fallen mir jetzt die berühmten Pferde vor der Apotheke ein ?).
So kann es beispielsweise vorkommen, dass E-Mails, die 8 Bit-Kopfdaten enthalten, oder Gruppen­nachrichten, die als BCC eingehen, im IMAP-Posteingang nicht ange­zeigt wer­den.
Um dies weitestgehend zu umschiffen, kann man empfehlen, bei Senden der E-Mails auf das Zulassen von 8 Bit-Kopfdaten zu verzichten.

Webmail

Eigenschaften:
Der Zugriff auf die Nachrichten und auch das Schreiben von E-Mails ist nur während des Bestehens einer aktiven Intenetverbindung möglich. Das ist im Allgemeinen kein Vorteil. Und solange die Post auf einem Server im Internet gespeichert ist, kann sie theoretisch von anderen Pesonen gelesen und manipuliert werden — ob dies kompromittierend sein kann, mag jeder selbst entscheiden.

Wesentliche Optionen:
Zumeist keine.
Es gibt bei keinem mir bekannten Webmail-Anbieter die Möglichkeit, Nachrichten im "Nur Text"-Format zu verfassen und den Standardzeichensatz ISO 8859-1 (bzw. Windows-1252, enthält auch das Euro-Zeichen) zu wählen. Das hat zur Folge, dass die per Webmailer verfassten Nachrichten bei jedem sicherheitsbewussten Empfänger als Zeichensalat ankommen, was eine Zumutung ist und wirklich in den Augen wehtut.

Zum Glück bieten die Webmailer für den Anwender die nötigen Informationen, wie er sein Postfach per POP3 oder IMAP verwalten kann. Das gilt zumindest für die mir bekannten, wie z.B. GMX, WEB.DE, T-Online).

Gefahren:
Die Postfächer der Free-Mail-Anbieter sind immer wieder das Ziel von Hacker-Angriffen. So wurden beispielsweise in den vergangenen Jahren mehrfach die Postfächer auf "yahoo.de" gehackt und die Daten aus den Benutzer-Adressbüchern ausgespäht. Anschließend wurden die dort gefundenen Adressen für den Versand gefährlicher Spam-Nachrichten verwendet.

Um solchen Gefahren nach Möglichkeit vorzubeugen, sollte man bei Benutzung eines Webmailers niemals ein Online-Adressbuch anlegen.
Es kann auch nicht schaden, sich eine sichere E-Mail-Adresse zuzulegen. Soweit mir bekannt ist, hat jeder Nutzer eines Telefon-/DSL-Anschlusses automatisch Zugriff auf eine oder mehrere E-Mail-Adressen, die ihm von seinem Provider kostenlos zur Verfügung gestellt werden.